Buchungssystem für den Verein: Schluss mit der Liste am Schwarzen Brett
Wer zuerst in die Liste schreibt, fliegt: Das funktioniert, bis zwei Mitglieder gleichzeitig planen, ein Flugzeug in der Werft steht oder jemand ohne Einweisung bucht. Ein Buchungssystem kennt diese Fälle vorher.
4 Prüfungen
Belegung, technischer Zustand, Qualifikation, Gültigkeiten
3 Stufen
Sichtbarkeit je Buchung: öffentlich, reduziert, privat
automatisch
gesperrte Flugzeuge verschwinden aus der Buchung
Warteliste
wird bei Stornierung von selbst benachrichtigt
Mehr als ein geteilter Kalender
Ein Kalender zeigt Termine. Ein Buchungssystem für den Flugbetrieb kennt zusätzlich Ressourcen und Regeln: Ist das Flugzeug technisch freigegeben, hat das Mitglied die nötige Berechtigung, kollidiert die Buchung mit einer Schulung, ist ein Fluglehrer eingeplant?
Deshalb reichen allgemeine Kalenderdienste hier nicht. Sie erkennen die Überschneidung, aber nicht den Grund, warum eine Buchung nicht zustande kommen darf.
- Spalte je Flugzeug, Raum und Fluglehrer statt einer gemeinsamen Terminliste
- Buchungsarten wie Charter, Schulung, Werkstattflug oder Vereinsflug
- Konfliktprüfung beim Anlegen statt Ärger am Flugtag
- geplante Strecke und Personenzahl direkt in der Buchung
Fair verteilen ohne Diskussion
In Vereinen ist die Verteilung der Flugzeuge ein sensibles Thema. Sobald sie sichtbar und für alle nach denselben Regeln läuft, entfällt der größte Teil der Diskussion.
Was dabei hilft: Jede Stornierung wird begründet, nicht angetretene Buchungen werden als solche gekennzeichnet, und die Warteliste informiert automatisch, wenn ein Slot frei wird. Der Vorstand sieht Muster statt Einzelfälle — und kann die Nutzungsordnung auf Daten stützen.
- Stornierung mit Begründung, damit der Kalender nachvollziehbar bleibt
- „nicht angetreten" getrennt von „storniert" für die Auswertung
- Warteliste mit automatischer Benachrichtigung
- Auswertung, wie viel Flugzeit durch nicht abgesagte Reservierungen verloren geht
Wer sieht welche Buchung?
Nicht jede Buchung geht alle etwas an. Aerosuite kennt drei Sichtbarkeitsstufen: öffentlich zeigt Name, Zeitraum und Art, reduziert zeigt den Zeitraum ohne Namen, privat zeigt nur „Belegt".
Wichtig ist, wo diese Einschränkung greift: nicht erst in der Anzeige, sondern beim Aufbau der Daten auf dem Server. Wer keine Berechtigung hat, bekommt den Namen gar nicht erst übertragen.
Vor der Einführung im Verein klären
- Welche Buchungsarten braucht ihr wirklich?
- Bis wann darf kostenfrei storniert werden?
- Gibt es Vorrang für Schulung gegenüber Charter?
- Wie lange im Voraus darf gebucht werden?
- Welche Sichtbarkeit ist die Voreinstellung?
- Wer darf für andere buchen?
FAQ
Häufige Fragen
Können Mitglieder vom Handy aus buchen?
Ja. Die Anwendung läuft im Browser und ist für kleine Bildschirme ausgelegt — sie lässt sich zusätzlich auf dem Startbildschirm ablegen und verhält sich dann wie eine App.
Was passiert, wenn ein Flugzeug kurzfristig ausfällt?
Wird eine Störung als „Flugzeug nicht verwendbar" gemeldet, sperrt Aerosuite das Flugzeug automatisch, benachrichtigt die betroffenen künftigen Buchungen und lässt keine neuen mehr zu.
Lassen sich Buchungsregeln je Flugzeug unterscheiden?
Ja — über Buchungsarten, Rollenrechte und Vereinsfreigaben je Muster. So kann eine Maschine der Schulung vorbehalten bleiben, während eine andere für alle eingewiesenen Mitglieder offen ist.
Können auch Räume und Fluglehrer gebucht werden?
Ja. Schulungsräume werden wie Flugzeuge als Ressource geführt; Fluglehrer tragen ihre Verfügbarkeiten ein, aus denen dann Schulungsbuchungen entstehen.
Aerosuite in Aktion erleben
Wir zeigen dir, wie Aerosuite zu den Abläufen deines Flugvereins oder deiner Flugschule passt.