Flugabrechnung: aus dem erfassten Flug wird die Rechnung
Die Abrechnung ist der Ort, an dem sich Erfassungsfehler rächen. Wenn Flugzeiten und Beträge aus derselben Quelle stammen, verschwindet der monatliche Abgleich vollständig — und mit ihm die Rückfragen.
4 Basen
Tacho, Hobbs, Blockzeit oder Flugminuten je Tarif wählbar
versioniert
Preise gelten ab Datum — alte Rechnungen bleiben unverändert
je Tarif
eigener Steuersatz statt pauschaler Annahme
RE-JJJJ-NNNN
fortlaufender Nummernkreis für die Monatsabrechnung
Tarife, die Preisänderungen überstehen
Ein Tarif ist kein fester Preis, sondern ein Preis mit Gültigkeitszeitraum. Eine Erhöhung erzeugt eine neue Version; die alte endet zum Beginn der neuen.
Die Abrechnung löst immer den am Leistungsdatum gültigen Tarif auf. Ein Flug vom März wird nach Märzpreisen abgerechnet, auch wenn im April erhöht wurde — und keine bestehende Rechnung ändert sich nachträglich.
- Flugzeugzeit mit Basis Tacho, Hobbs, Block oder Flugminuten
- Fluglehrerstunde getrennt vom Flugzeugtarif
- Lande- und Startgebühren je Platz
- Tagespauschalen für mehrtägige Charter
- Zuschläge und freie Positionen für Sonderfälle
- Mindestminuten, damit die Platzrunde ihren Fixkostenanteil trägt
Vom Flug zur Monatsrechnung
Sobald ein Flug bestätigt wird, entstehen die offenen Abrechnungspositionen: Flugzeugzeit, gegebenenfalls Fluglehrerzeit und Landegebühren. Abgerechnet wird bei Schulungsflügen der Schüler, sonst der verantwortliche Pilot.
Die Buchhaltung erzeugt daraus je Mitglied eine Monatsabrechnung mit fortlaufender Nummer. Das PDF enthält Vereins- und Mitgliedsdaten, Zeitraum, Positionen, Netto, Steuer und Brutto, Zahlungen, offenen Betrag und einen konfigurierbaren Fußtext.
Zahlungen, Storno und SEPA
Teilzahlungen und vollständige Zahlungen setzen den Status automatisch. Storniert werden kann nur, solange keine Zahlung verbucht ist — danach läuft die Korrektur über Gutschrift beziehungsweise Korrekturrechnung, damit Nummernfolge und Buchhaltung nachvollziehbar bleiben.
Für den Einzug per Lastschrift werden die Mandatsdaten je Mitglied hinterlegt; aus den fälligen Rechnungen entsteht die Einzugsdatei für die Bank.
- Statuswechsel bei Teil- und Vollzahlung
- Storno nur ohne verbuchte Zahlung
- Gutschrift statt Löschen, wenn bereits gezahlt wurde
- SEPA-Mandate je Mitglied mit eindeutiger Referenz
Empfohlener Monatsablauf
- Offene Flüge prüfen und bestätigen
- Wiederkehrende Gebühren und Beiträge ergänzen
- Monatsabrechnungen erzeugen
- Stichproben gegen die Flugliste prüfen
- Rechnungen versenden
- SEPA-Einzug einreichen und Zahlungen verbuchen
FAQ
Häufige Fragen
Nach welcher Zeit sollten wir abrechnen?
Das ist Vereinssache. Üblich sind Blockzeit, Flugzeit oder Motorlaufzeit nach Zähler — Aerosuite unterstützt alle vier Basen und lässt sie je Tarif festlegen.
Können Schulungsflüge anders abgerechnet werden als Charter?
Ja. Die Charterkategorie am Flug — Charter, Schulungsflug oder Schulungsflug IR — steuert den Tarif; zusätzlich gibt es vergünstigte Landegebühren für Schulungsbetrieb.
Wie geht ihr mit der Umsatzsteuer um?
Der Steuersatz wird je Tarif gesetzt, es gibt bewusst keine pauschale Annahme. Wie euer Verein steuerlich einzuordnen ist, klärt euer Steuerberater — die Software bildet ab, was ihr vorgebt.
Lässt sich die Abrechnung an eine Buchhaltung übergeben?
Auswertungen und Rechnungsdaten lassen sich exportieren. Für die Website-Seite von Aerosuite ist zusätzlich eine Lexoffice-Anbindung vorbereitet.
Aerosuite in Aktion erleben
Wir zeigen dir, wie Aerosuite zu den Abläufen deines Flugvereins oder deiner Flugschule passt.