Handbuch: Aerosuite Schritt für Schritt
Alle Anleitungen zu Aerosuite, nach Themen sortiert. Die Beispiele stammen aus einem fiktiven Demo-Verein — echte Vereins- und Mitgliedsdaten kommen darin nicht vor.
Erste Schritte
Zugang, Grundeinrichtung und der erste Rundgang durch Aerosuite.
- Anmelden und zurechtfindenWie du dich anmeldest, wie die Bereiche aufgebaut sind und wo du was findest.
- Der Administrationsbereich im ÜberblickWelche Einstellungen es gibt, wer sie sieht und in welcher Reihenfolge du sie einrichtest.
Buchung und Kalender
Reservieren, umbuchen, stornieren — und wie Fluglehrer ihre Zeiten eintragen.
- Den Kalender lesen und filternRessourcen als Spalten, Zeit als Achse: wie der Belegungsplan aufgebaut ist und wer welche Details sieht.
- Eine Buchung anlegenVom Klick in den Kalender bis zur bestätigten Reservierung — inklusive Konfliktprüfung.
- Buchung ändern, stornieren und No-ShowWas der Status bedeutet, wer ändern darf und warum eine Stornierung begründet wird.
- Anleitung: Fluglehrer-Verfügbarkeit eintragenWie Fluglehrer ihre Zeiten pflegen und wie daraus Schulungsbuchungen entstehen.
Flüge und Flugbuch
Flüge erfassen, prüfen, bestätigen und korrigieren — die Quelle für alles Weitere.
- Einen Flug im Cockpit erfassenDie vier Zeitpunkte, Zähler, Landungen und Charterkategorie — mit Plausibilitätsprüfung vor dem Bestätigen.
- Einen bestätigten Flug korrigierenWarum Korrekturen als neue Version laufen und was mit den Zählern passiert.
- Legs, Tanken und SchulungsanmeldungMehrere Teilstrecken je Buchung, Betankung und die Verknüpfung zur Schülerakte.
Flotte und Technik
Flugzeuge, Zähler, Wartungsfristen, lebensdauerbegrenzte Teile und Störungen.
- Flugzeuge anlegen und pflegenStammdaten, Zählerstände und was passiert, wenn eine Maschine außer Dienst geht.
- Wartungsfristen und RestlaufzeitenWiederkehrende Kontrollen nach Stunden, Kalender oder Landungen — mit Warnstufen und Prognose.
- Lebensdauerbegrenzte KomponentenBauteile mit Stunden-, Zyklen- oder Kalenderlimit sauber überwachen.
- Störungen melden und bearbeitenVom gemeldeten Mangel über die Sperre bis zur technischen Freigabe.
CAMO und Nachweise
Fälligkeiten im Überblick und Exporte, die die CAMO ohne Rückfragen verarbeitet.
- Die CAMO-Übersicht im AlltagFälligkeiten, Komponentenlaufzeiten und Wartungshistorie an einer Stelle.
- CAMO-Exporte konfigurierenExportprofile mit eigenen Spalten, Zeilenmodus, Datumsformat und Trennzeichen.
Ausbildung
Ausbildungsprogramme, Lektionen und die digitale Schülerakte.
- Ausbildungsprogramme und LektionenDen Lehrplan einmal abbilden — danach hängt jeder Schulungsflug an einer Lektion.
- Die digitale SchülerakteAusbildungsstand, Flugzeiten und Abzeichnungen an einer Stelle — auch bei Lehrerwechsel.
Mitglieder und Qualifikationen
Stammdaten, Zugänge, Lizenzen, Tauglichkeiten und Vereinsfreigaben.
- Mitglieder anlegen und verwaltenPerson, Zugang und Mitgliedsgruppe — und warum das drei verschiedene Dinge sind.
- Lizenzen, Berechtigungen und TauglichkeitGültigkeiten hinterlegen, rechtzeitig warnen lassen und beim Buchen automatisch prüfen.
- Arbeitsstunden erfassenVereinsarbeit dokumentieren — nachvollziehbar statt aus dem Gedächtnis.
Abrechnung
Tarife, offene Positionen, Rechnungen, Zahlungen und SEPA.
- Tarife anlegen und versionierenPreise mit Gültigkeitszeitraum — eine Preiserhöhung ändert keine einzige alte Rechnung.
- Von der offenen Position zur RechnungWie aus bestätigten Flügen Positionen und daraus Monatsabrechnungen entstehen.
- Zahlungen, Storno und GutschriftTeilzahlungen verbuchen, Rechnungen stornieren und korrigieren.
- Rechnungslayout, Gebühren und SEPAFußtext und Layout anpassen, wiederkehrende Gebühren pflegen, Lastschrift vorbereiten.
Auswertungen und Dokumente
Reports für Vorstand und Mitgliederversammlung, Dokumente und Dateiablage.
- Reports und KennzahlenFlugstunden, Auslastung und Umsatz je Flugzeug, Monat und Pilot.
- Dokumente und DateiablageHandbücher, Bescheinigungen und Belege ablegen — mit Sichtbarkeit und Ablaufdatum.
Administration
Alle Einstellungen des Administrationsbereichs — Schritt für Schritt erklärt.
- Anleitung: Berechtigungen und RollenDie Rechte-Matrix verstehen, Rollen anlegen und Rechte gezielt vergeben.
- E-Mail-Versand einrichtenPlattform-Standard oder eigener SMTP-Server — inklusive Verschlüsselung und Absenderadresse.
- Erscheinungsbild anpassenVereinsname, Untertitel und Farben — so tritt Aerosuite unter eurem Namen auf.
- Flugplätze und VerrechnungskontenStartorte pflegen, Landegebühren hinterlegen und Kosten sauber zuordnen.
- Lizenz und AbrechnungFlugzeug-Lizenzen erhöhen oder reduzieren, Kosten einsehen und kündigen.