Rechnungslayout, Gebühren und SEPA

Rechnungslayout

Unter Abrechnung → Rechnungslayout legst du fest, wie eure Rechnungen aussehen: Kopfdaten, Hinweise und ein frei konfigurierbarer Fußtext. Dort gehören Bankverbindung, Zahlungsziel und steuerliche Hinweise hin.

Prüfe das Layout einmal an einer Testrechnung vollständig, bevor der erste Monatslauf an alle Mitglieder geht.

Gebühren und Artikel

Neben flugbezogenen Positionen gibt es wiederkehrende Beträge: Mitgliedsbeiträge, Hallenmiete, Umlagen. Diese pflegst du als Gebühren beziehungsweise Artikel und ergänzt sie auf den Abrechnungen.

SEPA

Für den Einzug per Lastschrift werden die Mandatsdaten je Mitglied hinterlegt. Aus den fälligen Rechnungen entsteht damit eine Einzugsdatei für die Bank, statt jede Überweisung einzeln zu verfolgen.

Wichtig: Ein SEPA-Mandat braucht die schriftliche oder elektronische Zustimmung des Mitglieds und eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Vorlaufzeiten der Bank für die Einreichung solltet ihr in den Monatsablauf einplanen.

Empfohlener Monatsablauf

1. Offene Flüge prüfen und bestätigen 2. Wiederkehrende Gebühren ergänzen 3. Monatsabrechnungen erzeugen und stichprobenartig kontrollieren 4. Rechnungen versenden 5. SEPA-Einzug einreichen 6. Zahlungen verbuchen