Dokumente und Dateiablage

Zwei Ablagen mit unterschiedlichem Zweck

Dokumente sind verwaltete Nachweise mit Metadaten: Dokumenttyp, Zuordnung zu Mitglied oder Flugzeug, Gültigkeit, Sichtbarkeit. Typische Beispiele: Versicherungsnachweis, Lärmzeugnis, Tauglichkeit, Wägebericht.

Die Dateiablage ist der Ort für alles andere: Protokolle, Fotos, Vereinsunterlagen, Werkstattberichte — in Ordnern organisiert.

Sichtbarkeit

Zu jedem Dokument gehört, wer es sehen darf: alle Mitglieder, nur bestimmte Rollen oder nur die betroffene Person. Persönliche Nachweise wie Tauglichkeiten gehören nicht in eine für alle sichtbare Ablage.

Downloads laufen über eine geschützte Adresse mit zufälliger Kennung — ein weitergeleiteter Link auf eine Datei ist damit nicht erratbar, ersetzt aber keine Rechteprüfung.

Ablaufdaten

Dokumente mit Gültigkeit bekommen ein Ablaufdatum. Läuft es zu, erscheint eine Warnung — analog zu den Qualifikationen der Mitglieder.

Was in die Ablage gehört

• Flugzeugbezogen: Zulassung, Lärmzeugnis, Versicherung, Wägebericht, Handbücher
• Mitgliederbezogen: Tauglichkeit, Lizenzkopie, Einweisungsnachweise
• Vereinsbezogen: Satzung, Nutzungsordnung, Protokolle, Beitragsordnung

Praxistipp

Lege die Ordnerstruktur einmal bewusst an und dokumentiere sie in einem kurzen Hinweis. Ablagen scheitern selten an der Technik, fast immer an uneinheitlicher Benennung.